راهکار مدیریت زمان

راهکار مدیریت زمان

توسط توسعه فردیدر 27 آگوست 2020

10 نکته برای مدیریت زمان به طور کارآمد

زمان زودگذر است. این امر باعث می شود زمان متغیری باشد که کنترل و نظارت بر آن دشوار باشد. و هنگامی که زمان گذشت، نمی توانید هرگز آن را برگردانید. برای شرکت ها، زمان از دست رفته برابر دلار از دست رفته است.

در یک محیط تجاری که کارمندان و متخصصان ماهر بر اساس تلاش و بهره وری در یک زمان مشخص استخدام می شوند، زمان بسیار خوبی برای آموزش مهارت های مدیریت زمان است. چرا؟ آنها نه تنها گذشت زمان را بهتر مدیریت می کنند بلکه فرصتی برای ادامه پیشرفت خود در پروژه ها و کمک به موفقیت شرکت خواهند داشت.

آگاهی از زمان باعث خود بهسازی و رسیدن به هدف خواهد شد. این امر هم در کار و هم در زندگی شخصی شما صادق است. بهترین راه برای مدیریت موثر زمان چیست؟ استفاده از این 10 نکته شروع خوبی است.

1. بررسی زمان داشته باشید

دقیقاً بدانید که وقت خود را چگونه می گذرانید. در محیط شرکت، باید کارهایی که وقت شما را می گیرند را تعیین کنید. پس از آن می توانید در مورد آن کاری انجام دهید. به عنوان مثال، شما ممکن است به جای اتمام پروژه های مهم، ساعت ها وقت صرف ایمیل کنید. دانستن دقیق صرف زمان برای کاری می تواند به شما در تصمیم گیری در مورد واگذاری وظایف یا خرید نرم افزار برای سرعت بخشیدن به برخی فرایندهای سطح پایین کمک کند.

2. یک محدودیت زمانی تعیین کنید

تعیین یک محدودیت زمانی برای یک کار می تواند سرگرم کننده باشد. در واقع، این کار می تواند مانند یک بازی باشد. برخی از شرکت ها در واقع کارمندان را به گروه هایی تقسیم می کنند و گروهی که یک پروژه یا کار را زودتر تمام می کند پاداش می گیرد. شما می توانید این اصل را برای هر کاری عملی کنید. یک محدودیت زمانی مشخص، مانند یک یا دو ساعت، تعیین کنید. سپس سعی کنید کار را در مدت زمان تعیین شده به پایان برسانید، و هیجان را همانطور که کار را انجام می دهید احساس کنید.

3. از ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت زمان استفاده کنید

فناوری در مدیریت زمان بسیار پیچیده است. برنامه های مختلفی به بررسی وقت کارمندان کمک می کنند تا بتوان تحویل گرفتن کار و انجام آن را کنترل کرد. اینترنت برنامه ها و ابزارهای متنوعی را ارائه می دهد و برخی از آنها برای مدیریت کسب و کار، به ویژه برای نظارت و ارزیابی فرایندهای روزانه، مفید هستند. در بسیاری از برنامه ها، کارکردهای پیشرفته در نسخه های پولی می توانند کنترل و تجربه بهتری به کاربر ارائه دهند.

4- یک لیست از کارهای روزانه داشته باشید

داشتن لیست همیشه باعث صرفه جویی در وقت می شود. اگر لیستی دارید، هرگز فکر نمی کنید که دستور کار روزانه چه بود یا بعد از آن چه کاری باید انجام دهید. در واقع، داشتن لیست شما را متمرکز و با انگیزه نگه می دارد، و شما از حذف کارهای انجام شده از لیست خود احساس رضایت می کنید. داشتن لیست همچنین به شما امکان می دهد پیشرفت خود را ببینید و بر آن نظارت کنید. حتی اگر حواس پرتی داشته باشید، لیست شما را در مسیر صحیح نگه می دارد.

5. برای آینده برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی برای آینده بخش مهمی از مدیریت زمان است. در حالت ایده آل، شما باید برای یک هفته یا حداقل روز بعد برنامه ریزی کنید. وقتی دقیقاً می دانید برای یک روز یا هفته ی آینده چه کاری باید انجام شود، سازمان یافته و متمرکز خواهید ماند. شما می توانید کارهای خود را در طی روزها تقسیم بندی کنید تا از قبل ببینید که چقدر زمان برای تکمیل یک پروژه لازم است. حتی صرف چند دقیقه زمان به منظور برنامه ریزی برای آینده می تواند نحوه کار شما را تغییر دهد.

6. با مهمترین کارهای خود شروع کنید

مهمترین کارهای خود را در صبح انجام دهید. تمام کارهای استرس زا، بخش عمده کار شما، سخت ترین کارها – را در صبح انجام دهید. دلیل آن ساده است. شما بیشترین انرژی را در صبح دارید، بنابراین قادر خواهید بود کارها را به صورت کارآمد و شایسته مرتفع کنید. به علاوه، احساس موفقیت در دستیابی به مهمترین کارهایی که در ابتدا انجام می شود باعث می شود که بقیه روز بسیار بهتر باشد.

7. واگذاری وظایف به دیگران و برون سپاری

شما نمی توانید همه کارها را خودتان انجام دهید، بنابراین به خود سخت نگیرید و کارها را به دیگران واگذار کنید. شاید زمان آن فرا رسیده باشد که به کسی آموزش دهید تا در محل کار شما برخی مراحل ساده را انجام دهد. این کار باعث می شود تا روی پروژه های بزرگتر یا کارهای پیچیده تر تمرکز کنید. حتی می توانید کار را به یک فریلنسر باتجربه واگذار کنید و در هزینه خود صرفه جویی کنید.

8. هر زمان روی یک کار را متمرکز کنید

اگر انتخاب کرده اید که یک کار را انجام دهید، آن را تا انتها انجام دهید – و به اتمام برسانید. از انجام نیمه کاره خودداری کنید، به این معنی که وظیفه فعلی خود را رها کنید و کاری دیگر را به طور کامل انجام دهید. یک نمونه از کار نیمه کاره نوشتن گزارش و سپس ناگهان چک کردن ایمیل بدون دلیل و ارسال پاسخ است. این نه تنها مدیریت زمان خوبی نیست بلکه برای تمرکز شما نیز بد است. نیروی خود را از دست می دهید. روی کار فعلی خود متمرکز شوید و از این مشکلات جلوگیری کنید.

9- در برنامه خود تغییراتی ایجاد کنید

اگر در ساعات مشخصی از روز احساس انرژی بیشتری می کنید، برنامه خود را تغییر دهید تا موفق تر شوید. از وقت خود نهایت استفاده را ببرید. بعضی از افراد در صبح انرژی بیشتری دارند، در حالی که برخی دیگر شب ها پر انرژی هستند. هنگامی که بهترین برنامه زمانی را برای خود انتخاب می کنید، از مزیت توانایی انجام کارهای بیشتر لذت خواهید برد.

10. از وسواس اجتناب کنید

به قول معروف اجازه ندهید پرکاری دشمن کار بهتر باشند. از تحلیل بیش از اندازه کارهایی که انجام می دهید، خودداری کنید. این بدان معنا نیست که بی احتیاط باشید. همیشه تمام تلاش خود را بکنید. اما وسواس می تواند شما را ناموفق کند، پس در مورد آن فکر نکنید. هنگامی که شما یک کار را تمام کردید و به بهترین نتیجه رسیدید، باید به کارهای دیگر بپردازید.

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *