چگونه برنامه ریزی کنیم؟
بدون شک، برنامه ریزی در زندگی موجب می‌شود تا فرد موفق‌تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیریِ نحوه‌ی برقراریِ تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالش‌برانگیز است. در این مقاله می اموزیم که چگونه برنامه ریزی کنیم.
گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه روی هم انباشته می‌شوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم.
ولی در صورتِ داشتنِ یک برنامه‌ی روزانه، انجام این وظایف امکان‌پذیرتر می‌شود. با برنامه ریزی کردن می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود تعادل برقرار کنید و چیز‌های مهم در زندگیتان را اولویت‌بندی کنید.
گام اول: نوشتنِ مهم‌ترین وظایف روزانه
۱. از کارهایی که هر روز باید انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
یک ساعت یا بیشتر وقت بگذارید و تمام کارهایی را که هر روز انجام می‌دهید (و کارهایی را که انجام نمی‌دهید، ولی باید انجام دهید) بنویسید. اگر به یاد آوردن تمام کارها سخت است، همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید و در طول روز، تمام کارهایی را که انجام می‌دهید، یادداشت کنید.
۲.کار‌های کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی نوشتن فهرست را شروع می‌کنید، هیچ کاری را خیلی کوچک و کم‌اهمیت درنظرنگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید.
وقتی برای اولین بار برنامه‌ریزی برای کار‌های روزانه را انجام می‌دهید، بهتر است که همه‌ی موارد را در برنامه‌ی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید. برای نمونه اگر هر روز صبح، برای پیاده‌روی بیرون می‌روید، این کار را نیز یادداشت کنید.
۳. در مورد کارهایی که انجام می‌دهید، از خودتان سؤالاتی بپرسید
برای داشتن تغذیه‌ی مناسب، چه کارهایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کارهایی انجام دهید؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه، چه کارهایی را باید انجام دهید؟
احتمالا کار‌های کوچک بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیت‌های بزرگ‌تر خود به آنها توجه داشته باشید. برنامه‌ریزی روزانه به شما کمک می‌کند تا بخش‌هایی را که در آنها بهره‌وری بالایی ندارید، شناسایی کنید و برای بهبود در آن بخش‌ها تلاش کنید.
۴.فهرست خود را تجزیه‌و‌تحلیل کنید
اگر متوجه شده‌اید که زمان آزاد اندکی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید، کار‌های خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همه‌ی آن کارها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که می‌توان بعضی از کارها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کرد.
برای نمونه، اگر در خوابگاه دانشجویی زندگی می‌کنید و وقت زیادی را برای آشپزی صرف می‌کنید، شاید بتوانید از یکی از هم‌اتاقی‌های خود بخواهید تا در آشپزی با شما شریک شود. شما می‌توانید غذا‌هایی را که هر دو به آن علاقه دارید، پیدا کنید و در طول هفته، به نوبت آشپزی کنید.
گام دوم: ایجاد برنامه زمانی
۱.از برنامه‌ی مایکروسافت اکسل یا برنامه‌ا‌ی مشابه استفاده کنید
ستونی شامل زمان‌ها را در سمت راست صفحه ایجاد کنید و در ردیفی در بالای صفحه نیز، روز‌های هفته را بنویسید.
۲.در مقابل هریک از زمان‌ها، کاری را بنویسید
ابتدا فعالیت‌هایی را بنویسید که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند. بر اساس ارزیابی که طبق مطالب گفته شده در بالا انجام داده‌اید، کارها را در مقابل زمان‌هایی بنویسید که فکر می‌کنید بیش از همه برای انجام آنها مناسب است. در طول روز، یک یا چند زمان استراحت را نیز برای خود درنظربگیرید.
۳.کارها را در بخش‌های زمانی طولانی‌تری سازماندهی کنید
پیش‌بینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است؛ بنابراین در صورت لزوم، برنامه‌ی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمان‌های میانی را نیز برای تأخیر‌های غیرمنتظره درنظربگیرید.
البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان‌های اختصاص داده شده به کار‌های دیگر، اهمیت داشته باشد.
۴.برنامه‌ی زمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید
پیش‌بینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است؛ بنابراین در صورت لزوم، برنامه‌ی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمان‌های میانی را نیز برای تأخیر‌های غیرمنتظره درنظربگیرید.
البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان‌های اختصاص داده شده به کار‌های دیگر، اهمیت داشته باشد.
۵. برنامه‌ریزی خود را چاپ کنید
به طور کلی بهتر است که برنامه‌ی خود را در چند نسخه چاپ کنید و مثلا یکی را روی یخچال بچسبانید، یکی را در اتاق خواب قرار دهید و یکی را نیز در حمام بگذارید. زیر کار‌های مهم خط بکشید و آنها را از سایر کارها متمایز کنید.
۶.کار‌های مربوط به حوزه‌های مختلف را با رنگ، مشخص کنید
از رنگ‌های متفاوتی برای حوزه‌های مختلف کار‌های خود استفاده کنید. مثلا می‌توانید از رنگ زرد برای فعالیت‌های مربوط به کار، از رنگ قرمز برای ورزش، از رنگ آبی برای کار‌های مدرسه و … استفاده کنید.
به این ترتیب، تنها با نگاه کردن به برنامه ریزی خود متوجه می‌شوید که برنامه‌ی زمانی‌تان به چه صورت است. مثلا اگر بسیاری از بخش‌های آن آبی باشد، متوجه می‌شوید که تکالیفی که برای مدرسه باید انجام بدهید بسیار زیاد است.
گام سوم: بهینه کردن برنامه‌ی زمانی
۱.توجه کنید که صبح‌ها چقدر انرژی دارید
مهارت‌های تفکر انتقادی و خلاقیت در بیشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمان‌های دیگر بیشتر است و معمولا این مهارت‌ها و توانایی‌ها، با نزدیک شدن به انتهای روز، کاهش می‌یابد. اگر شما نیز چنین هستید، فعالیت‌هایی (مانند نوشتن) را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت زیادی دارند، در زمان صبح انجام دهید.
ولی شاید ترجیح می‌دهید که خلاقانه‌ترین کار‌های خود را در هنگام شب انجام بدهید. تفاوتی ندارد، زیرا در اینجا تنها مسئله‌ی مهم، رسیدن به برنامه‌ی زمانی مؤثری است که با شما و نیازهایتان مطابقت داشته باشد.
۲.توجه کنید که بعدازظهر‌ها چقدر انرژی دارید
اگر شما نیز مانند بیشتر مردم باشید، انرژی‌تان تا بعدازظهر، تا حدی تحلیل می‌رود. در این صورت، بعدازظهر زمان مناسبی برای انجام کار‌های عادی و خسته‌کننده‌ای است که نیازی به فکر کردن زیاد ندارند. مثلا می‌توانید ملاقات‌ها، جواب دادن به ایمیل‌ها و … را به بعدازظهر‌ها موکول کنید.
۳.توجه کنید که هنگام شب چقدر انرژی دارید
برای بسیاری، شب‌ها زمان مناسبی برای برنامه‌ریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کارهایی که برای آماده شدن برای روز بعد انجام می‌دهیم، شامل کارهایی مانند آماده کردن ناهار روز بعد، بیرون آوردن لباس‌های مورد نیاز و مرتب کردن لباس‌ها و وسایل است.
۴.عادت‌های مورد نیازبرای دستیابی به اهداف‌تان را در خود ایجاد کنید
برای نمونه، ۳۰ دقیقه در روز را به نوشتن رُمان یا یادگیری باغبانی اختصاص دهید. اگر هر روز کمی در مسیر دستیابی به اهداف‌تان حرکت کنید، عادت‌های خوبی را برای ادامه‌ی این مسیر، در خود ایجاد خواهید کرد.
عمل کردن طبق این عادت‌ها مانند این است که روی خلبان اتوماتیک قرار گرفته باشید و به طور خودکار، کار‌های لازم برای دستیابی به اهداف‌تان را انجام دهید. اساسا هر کاری که به صورت منظم انجام می‌دهید (خوب یا بد)، در نهایت به یک عادت تبدیل می‌شود.
۵.برنامه‌ی زمانی خود را آزمایش کنید
با دیدن برنامه‌ی زمانی‌تان چه حسی دارید؟ آیا زمان‌های مناسبی را برای انجام کارها تعیین کرده‌اید؟ آیا باید مواردی را اصلاح کنید؟ همه چیز را مورد به مورد بررسی کنید و هرکدام را که درست به نظر نمی‌رسد، تغییر بدهید.
مجبور نیستید که تا پایان هفته یا ماه صبر کنید و می‌توانید هر چند روز یک بار، برنامه‌ی خود را اندکی تغییر بدهید تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان، قابل اجرا شود. شاید لازم باشد که هر ماه، تغییرات کوچک یا بزرگی در آن ایجاد کنید و هرگز تصور نکنید که برنامه‌ی زمانی شما، قطعی و غیرقابل تغییر است.
یک زندگی برنامه ریزی شده، به شما جهت می دهد. برنامه ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می دهد که بدانید به کجا می خواهید بروید و چطور باید به آنجا بروید. بدون برنامه، شما در زندگی جهت نخواهید داشت و وقت خود را برای کارهایی تلف خواهید کرد که ممکن است هیچ تاثیری در آینده ی شما نداشته باشند.
یک زندگی برنامه ریزی شده، رویاهای شما را قابل دسترس قرار می دهد. اگر تابه حال رویاهایتان برایتان غیرممکن و دست نیافتنی می نمود، شاید به این خاطر بوده شما هیچ طرح و برنامه ای برای رسیدن به آنها آماده نکرده اید. برنامه ی زندگی برای شما مراحل رسیدن به رویاهایتان را به شما نشان خواهد داد.
یک زندگی برنامه ریزی شده، کنترل زندگی را در دست خودتان قرار می دهد. اگر زندگیتان را به شانس و اقبال واگذار کنید یا اجازه بدهید که دیگران زندگیتان را کنترل کنند، مطمئناً ناامید و دلسرد خواهید شد. درد ست گرفتن کنترل زندگیتان تنها راه رسیدن به چیزهایی است که واقعاً می خواهید.
