KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

توسط کسب و کاردر 9 ژانویه 2021

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد یک معیار برای سنجش موفقیت هر کسب‌و‌کاری است. بنابراین ساختن آن می‌تواند شما را یک گام به اهداف خود نزدیک‌تر کند.

شاخص کلیدي عملکرد، یک متغیر قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت تا چه اندازه به اهداف کلیدی خود نزدیک شده است. این شاخص میزان عملکردهای مهم و اساسی شرکت را ارزیابی می‌کند. درواقع سازمان‌ها از این شاخص برای ارزیابی موفقیت‌هایی استفاده می‌کنند که آن‌ها را یک قدم به اهدافشان نزدیک‌تر می‌کند.

شاخص KPI برای تمامی صنایع، سازمان‌ها و حتی کارهای شخصی می‌تواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد.

چرا شاخص کلیدي عملکرد مهم است؟

شرکت‌ها بدون اندازه‌گیری و بررسی شاخص کلیدي عملکرد، هیچ بازخورد مناسبی از نحوه‌ی عملکرد خود نخواهند داشت. شاید بعد از گذشت مدتی احساس کنند که در کار خود پیشرفت کرده‌اند، اما نمی‌توانند زمینه‌ی موفقیت را به درستی مشخص کنند یا آن را توسط یک معیار مناسب بسنجند.

شما با استفاده از KPI می‌توانید اهداف دقیقی را برای خودتان مشخص کرده و استراتژی‌های مناسبی را برای ارزیابی آن‌ها مشخص کنید. همچنین این امکان برای شما فراهم می‌شود که تاریخچه‌ای از عملکرد کسب‌و‌کار خود به دست آورید و ذخیره کنید.

چه چیزی تأثیر شاخص کلیدی عملکرد را بیشتر می‌کند؟

بررسی شاخص کلیدی عملکرد نیز به اندازه‌ی دیگر کارهای شرکت مهم و حیاتی است. گاهی اوقات شرکت‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد شناخته شده در صنعت استفاده می‌کنند.

سپس متوجه می‌شوند که این شاخص نمی‌تواند جوانب کاری آن‌ها را در نظر بگیرد. درنتیجه نمی‌تواند هیچ تغییر مثبتی در روند کارهای شرکت داشته باشد.

یکی از مهم‌ترین مشخصات KPI این است که آن‌ها نوعی از ارتباطات هستند. درنتیجه مانند هر ارتباطات دیگری از قوانین خاصی تبعیت می‌کنند. هرچقدر اطلاعات شفاف و واضح‌تر باشند، نتیجه‌ی به دست آمده نیز قابل فهم‌تر می‌شود.

اعضای تیم شما برای ساختن یک KPI باید با اطلاعات پایه و اولیه شروع کنند. این افراد باید اطلاعات خوبی از اهداف سازمان و برنامه‌ریزی حرکت به سمت آن‌ها داشته باشند. ساختن KPI یک فرآیند تعاملی است که باید در تمام مراحل ساخت آن از تحلیل‌گران و مدیران بازخورد گرفته شود.

چگونه شاخص کلیدی عملکرد بسازیم؟

مشخص کردن اهداف

قبل از اینکه ترافیک وب‌سایت را اندازه‌گیری کنیم، بهتر است که هدف ساخت وب‌سایت را برای خودمان روشن کنیم. شاید انجام این کار غیرضروری به نظر برسد. اما معمولا وب‌سایت‌ها با ۲ هدف ساخته می‌شوند: افزایش فروش یا کاهش هزینه‌ی حمایت از مشتری. در ادامه به معرفی مثال‌هایی از هر ۲ هدف می‌پردازیم:

افزایش میزان فروش:
تولید لید
شناساندن برند
فروشگاه اینترنتی
شبکه‌ی اجتماعی
سرگرمی
این سایت‌ها میزان درگیری کاربران و درنتیجه فروش محصولات را افزایش می‌دهند. شاید این سایت‌ها محصولات خود را مستقیما از طریق از وب‌سایت به فروش نرسانند، اما میزان شناسایی و درگیری برند را افزایش می‌دهند. درنتیجه میزان شناخت مردم از برند بیشتر شده و فروش محصولات بالا می‌رود.

کاهش قیمت‌ها:
آموزش مشتری‌ها
سلف سرویس
سرویس مشتری
اطلاعات
اینترانت
این سایت‌ها امکان انتشار اطلاعات و پاسخ دهی آنلاین را فراهم می‌کنند تا میزان هزینه‌ی حمایت از مشتری‌ها را کاهش دهند. مطمئنا نوشتن یک صفحه اطلاعات هزینه‌ی بسیار کمتری نسبت به استخدام چند فرد متخصص برای حمایت از مشتری‌ها دارد.

داشتن درک درست از هدف راه‌اندازی وب‌سایت، به اندازه‌گیری میزان فعالیت وب‌سایت و بهبود عملکرد آن کمک می‌کند. اندازه‌گیری یکسری معیارها نیز به مرور زمان کمک می‌کنند که ببینیم بخش‌های مختلف سایت تا چه اندازه بهبود پیدا کرده‌اند.

از آنجایی که هیچ گزارش تحلیلی نمی‌تواند اطلاعات کاملی از نزدیکی شما به اهدافتان بدهد، بنابراین خودتان باید یکسری از معیارها را زیر نظر داشته باشید.

چه چیزی باعث می شود KPI مؤثر باشد؟

وقتی در مورد شاخص عملکرد کلیدی یا KPI صحبت می کنیم، باید توجه داشت که تناسب شاخص با عملکرد مهم ترین قسمت تدوین این شاخص ها می باشد.

در برخی موارد سازمانها بدون تحقیق، از شاخص های تجاری نامناسب و نامربوط به کسب و کار خود استفاده می کنند و سپس متوجه می شوند که تاثیرات مثبتی مشاهده نمی شود. اگر اطلاعات دقیق، واضح و مرتبطی جمع آوری شود و نظارت بر اجرای صحیح آن مداوم باشد، به زودی نتایج مثبت خود را نشان خواهد داد

شناسایی اهداف اصلی سازمان، مهم ترین گام برای تدوین KPI است. در این زمینه نرم افزارهای CRM می توانند کمک شایانی به شرکت ها کنند. چرا که با گزارش دهی جامع توسط این نرم افزار، تحلیل های کاملی به مدیران از هر بخش ارائه می شود.

همچنین لازم است نحوه برنامه ریزی برای دستیابی به این اهداف و ابزارهای موجود کاملا شفاف شوند. با این کار درک کاملتری از KPI در تمام سازمان (چه مدیران میانی و چه سایر پرسنل) وجود خواهد داشت.

چگونه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) تعریف کنیم؟

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کاری دشوار باشد. بخش مهم در KPI کلمه ی “کلیدی” آن است زیرا هر KPI باید به یک نتیجه خاص تجاری مربوط باشد.

KPI ها معمولاً با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می شوند. اگرچه اغلب با همان نیت مورد استفاده قرار می گیرند ، KPI ها باید براساس اهداف مهم یا اصلی تجارت تعریف شوند.

گام های اصلی تعریف KPI ها به صورت زیر است:

نتیجه مورد نظر شما چیست؟
چرا این نتیجه مهم است؟
چگونه می خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟
چگونه می توانید روی نتیجه تأثیر بگذارید؟
چه کسی مسئول نتیجه کار است؟
چگونه می دانید که به نتیجه خود رسیده اید؟
چند بار پیشرفت را برای دستیابی به نتیجه بررسی خواهید کرد؟
برای مثال ، فرض کنیم که هدف شما افزایش درآمد حاصل از فروش امسال است و شما می خواهید آن را KPI برای رشد فروش بنامید. در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

هدف : 20٪ افزایش حاصل از درآمد فروش در سال جاری (دستیابی به این هدف باعث می شود تا تجارت سودآور شود)

نحوه اندازه گیری پیشرفت : افزایش درآمد نسبت به هزینه ها در مدت مشابه موجود در تاریخچه

نحوه انجام: با استخدام کارمندان فروش بیشتر، تبلیغ برای مشتریان فعلی و جذب مشتریان جدید

مسئول مستقیم ارزش گذاری: مدیر ارشد فروش

نتیجه قابل انتظار : درآمد امسال 20 درصد افزایش یافته است

دوره بررسی : ماهانه بررسی خواهد شد

نکته قابل توجه این که این وظایف می توانند در دسته بندی های مختلف قرار گیرند. مانند :

سازمانی ( نوع دوستی، آداب اجتماعی، …) ، وظیفه ای (متناسب با هر سمت) ، تیمی ( انعطاف پذیری ، …) ، فردی ( ارزش های اخلاقی، وقت شناسی ، …)

KPI SMART چیست؟

اسمارت که از جمع بندی حروف اول 5 کلمه ی زیر ساخته شده است، مدل معروف هدف‌گذاری است که می‌توان از این مدل برای تعیین KPI مناسب استفاده کرد. از این معیارها عبارتند از:

Specific هدف شما باید کاملا روشن، شفاف و صریح باشد.
Measurable این اهداف و شاخص ها باید قابل سنجش و اندازه گیری باشند.
Attainable نباید غیر قابل دسترس یا عجیب باشند.
Related اهداف و شاخص ها باید کاملا مرتبط و متناسب با کسب و کار و سمت مورد نظر باشند.
Time حتما باید زمان مشخصی برای دستیابی به آنها مشخص نمود.
می توان KPI را با جزئیات بیشتر نیز رصد کرد

معیارهای SMART همچنین با افزودن قابلیت ارزیابی مجدد می توانند به SMARTER تبدیل شوند. این مراحل بسیار مهم هستند ، زیرا آنها تضمین می کنند که به طور مداوم KPI های خود و ارتباط آنها با تجارت خود را ارزیابی می کنید.

به عنوان مثال ، اگر از هدف درآمدی خود برای سال جاری فراتر رفته اید ، باید تعیین کنید که آیا هدف خود را خیلی پایین تعیین کرده اید یا اینکه این مربوط به برخی از فاکتورهای دیگر است.

جمع بندی

بطور کلی KPI ها ابزاری مهم برای سنجش موفقیت شما در سمت، شغل و نهایتا کسب و کارتان هستند. به این صورت که با تعریف کردن اهداف کوتاه یا بلند مدت و شاخص های عملکردی، میزان دستیابی به اهداف سازمانی، اندازه گیری و قابل رصد خواهند شد.

دام اصلی استفاده از KPI زمانی است که موفقیت حاصل شده است و لازم است به جای فراموش کردن این سیستم، برای رشد بیشتر اهداف جدیدی تعریف شود و از این سیستم هوشمند KPI دریغ نشود.

منبع:

http://saeed-alavi.blogfa.com/post/355

http://benisland.blogfa.com/post/1987

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *